Главная | Регистрация документа на предприятии

Регистрация документа на предприятии

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости.

После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. Основой построения поисковых систем является регистрация документов.

Удивительно, но факт! В него могут войти следующие документы:

Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

Формы регистрации документов

Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа. Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться на каждом предприятии.

Удивительно, но факт! Названия граф и их количество определяется руководством самостоятельно.

Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства.

Регистрация документов организации

В результате документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены.

Различают два вида номенклатуры дел: Типовая номенклатура делустанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений.

Например, Министерство образования составляет и рассылает в вузы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования, которые являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Удивительно, но факт! Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Конкретная индивидуальная номенклатура делпредставляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия структурного подразделения. Составлением конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы предприятия.

Похожие статьи

Дела составляются на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе деятельности конкретного предприятия, на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение, предприятие. Сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, где определяются названия дел, устанавливаются сроки их хранения в архиве.

Затем составляется сводная номенклатура дел. После ее утверждения этот документ направляется во все подразделения предприятия и является обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается. Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то номера, присвоенные каждой из них, также разделяются косой чертой.

Регистрация документов

Регистрация обращений граждан имеет свою особенность: Формы регистрации документов В современных организациях используется три вида регистрации деловой документации: Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.

При передаче документа из одного структурного подразделения например, из канцелярии в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.

Удивительно, но факт! Если в конце календарного года взять и проанализировать порядковые номера, то можно отследить рост документопотока.

Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

Удивительно, но факт! Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Карточная форма регистрации Карточная форма регистрации делает процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях. С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды - маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом Кирсанова М.

Удивительно, но факт! Номенклатура дел должна отвечать ряду требований.

Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная - исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией.

Содержание статьи

Располагаться составные части могут в разной последовательности. Первым, к примеру, может идти номер, затем — номенклатурный индекс, а используемый классификатор может указываться в самом конце. Но возможна и обратная последовательность. Кстати говоря, присвоением особых номеров, содержащих также и буквенные сочетания, характеризуется и регистрация учредительных документов.

Удивительно, но факт! Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными.



Читайте также:

  • Оформление права собственности на квартиру на которую нет документов
  • Уставной капитал ликвидация предприятия